سیستم جامع ردیابی و نظارت بر ارسال محموله

 شرح خدمات تفصیلی


خدمات قابل ارائه پیشنهادی، شامل طراحی و پیاده سازی نرم افزار جامع ردیابی و نظارت بر ارسال محموله برای شرکت الرافدین می باشد که با هدف افزایش کارایی زیرساخت ها و منابع لجستیکی، نظارت کامل بر ارسال کالا و موقعیت فیزیکی هر یک از مجموله ها و افزایش رضایت مشتری از طریق ارائه منظم و به موقع محموله ها به مشتریان طراحی و تولید شده است. محصول فوق دارای دو بخش اصلی، شامل بخش تعیین موقعیت محموله ها و گزارش های کاربردی می باشد. به توجه به اینکه حمل محموله از مبدا به مقصد از طریق مدهای مختلف حمل و نقل از قبیل حمل ونقل زمینی و هوایی و دریایی صورت می گیرد، و هیچ یک از ناوگان مورد استفاده در تملک شرکت الرافدین نیست، لذا استفاده از سیستم AVL و ردیابی از طریق ماژول GPS کاربردی نبوده و لذا استفاده از سیستمهایی از قبیل QR-Code، بارکد و روشهای مشابه برای ردیابی و تعیین موقعیت محموله پیشنهاد می گردد که در ادامه به بررسی جزئیات بیشتری از این سیستم و نحوه عملکرد این سیستم نرم افزاری می پردازیم. استفاده از این سیستم می تواند مزایای مختلفی برای این سازمان داشته باشد که برخی از آنها بدین صورت می باشد:

امکان تعیین آخرین موقعیت فیزیکی هر یک از محموله ها بصورت خودکار

امکان تعیین زمانهای صرف شده برای جابجای هر محموله مابین نقاط مختلف و مراحل مختلف فرایند

امکان برنامه ریزی و تعیین زمان استاندارد برای حمل محموله مابین نقاط مختلف و مراحل مختلف فرایند

امکان مقایسه زمانهای صرف شده و برنامه ریزی شده بین نقاط مختلف و مراحل مختلف فرایند

امکان تعیین انحرافات موجود در زمانهای صرف شده و ریشه یابی علل انحرافات و حذف آنها

امکان مقایسه زمان های مشابه برای محموله های مختلف و ریشه یابی انحرافات مختلف

امکان تهیه گزارشات مختلف از عملکرد هر یک از مدهای حمل و نقل و مراحل فرایند

در ادامه به بررسی عملکرد هر یک از اجزای این مجموعه نرم افزاری می پردازیم.

 

 تعیین موقعیت محموله

با بکارگیری این بخش سیستم نرم افزاری، آخرین موقعیت هر یک از محموله ها با استفاده از تکنولوژی QR-Code مشخص و ثبت خواهد شد.

در این سیستم، بر روی هر یک از محموله ها لیبلی در قالب QR-Code یا بارکد مربوط به آن محموله نصب خواهد شد. لازم به ذکر است تفاوت این دو سیستم در این است که در قالب QR-Code می توان اطلاعات بیشتری را از قبیل تعداد محموله، وضعیت فیزیکی محموله و سایر موارد کدگذاری و ذخیره سازی نمود که انتخاب بین آنها وابسته به شرایط محموله می باشد ولی نرم افزار به گونه ای طراحی می گردد که هر دو سیستم را پشتیبانی می کند. سپس اپلیکیشنی برای موبایل طراحی و در اختیار سازمان قرار خواهد گرفت. این اپلیکیشن بایستی در موبایل پرسنل شرکت الرافدین که در موقعیت های مختلف از قبیل محل بارگیری، گمرک طرف ایرانی و عراقی، محل تخلیه و تحویل بار و سایر نقاط مستقر می باشند نصب گردد.

پس از ارائه آموزش های لازم، این پرسنل پس از دریافت هر محموله در نقاط تعریف شده، مبادرت به اسکن QR-Code یا بارکد مربوط به محموله مورد نظر توسط موبایل خود می نمایند. با این اقدام، تمامی اطلاعات مربوط به محموله مورد نظر و اطلاعات مورد نیاز از قبیل مکان و زمانی که این اسکن انجام گرفته است بصورت خودکار در سیستم نرم افزاری طراحی شده ثبت خواهد شد. مزیت سیستم طراحی شده در این است که اطلاعاتی از قبیل اطلاعات مکانی و زمانی محموله با اسکن کردن QR-Code یا بارکد بصورت اتوماتیک و از طریق GPS موبایل در سیستم ثبت شده و امکان دستکاری و تغییر آن بصورت دستی وجود نخواهد داشت.


 

با توجه به توضیحات فوق، اجزا و مراحل کنترلی نرم افزار بصورت زیر خواهد بود:

1. تعیین زمان استاندارد مراحل فرایند

فرایند استفاده از نرم افزار بدین صورت خواهد بود که در زمان آغاز فرایند ارسال هر محموله، بخش لجستیک شرکت الرافدین، فرایند ومسیر حرکت محموله از ابتدا تا انتها را بر روی نقشه مشخص خواهد کرد. بدین صورت، زمان استاندارد حرکت و پیمایش ناوگان و محموله با درنظر گرفتن شرایط واقعی مسیر مورد نظر بصورت خودکار بر روی نقشه و نرم افزار مشخص خواهد شد. برای سایر مراحل فرایند که مربوط به فرایند اداری از قبیل عملیات گمرکی، عملیات تخلیه و بارگیری، عملیات ترخیص و سایر مراحلی که شامل مراحل پیمایشی نمی باشد، برای دفعات اول، بخش لجستیک شرکت می تواند زمان های استاندارد مورد نیاز هر یک از این فرایندها را با توجه به تجربیات گذشته بصورت دستی وارد نماید تا سیستم مبنایی برای مقایسه زمانهای واقعی و زمانهای مورد انتظار داشته باشد. لازم به ذکر است، با گذشت زمان، تجربیات واقعی در نرم افزار ذخیره شده و می تواند مبنایی برای تعیین زمان های استاندارد دقیق تر باشد. این زمانهای تعیین شده در ابتدای فرایند مبنایی برای تعیین انحرافات و نظارت بر فرایند ارسال محموله خواهد بود.

2. پرینت و نصب بارکد و یا QR-Code بر روی هر یک از محموله ها

با آغاز فرایند ارسال هر محموله، بارکد و یا QR-Code مربوط به هر محموله، پرینت گرفته شده و بر روی آن نصب خواهد شد. این بارکد یا QR-Code حاوی اطلاعات محموله می باشد که مبنای کنترل محموله در مراحل مختلف فرایند از ابتدا تا انتها می باشد.

3. اسکن بارکد یا QR-Code نصب شده در مراحل مختلف فرایند

با توجه به حضور نیروهای شرکت در محل های مختلف، نقاط کنترلی مشخصی در طول فرایند تعریف شده و این افراد موظف می باشند پس از ورود محموله به نقاط کنترلی مذکور، با اسکن بارکد و یا QR-Code نصب شده بر روی محموله، آخرین وضعیت محموله را بروزآوری نمایند. این سیستم به گونه تعریف می گردد که همزمان با اسکن کردن بارکد و یا QR-Code محموله، موقعیت مکانی و زمانی مورد نظر بصورت خودکار وارد نرم افزار شده و مشکلات مربوط به ورود دستی اطلاعات وجود نخواهد داشت.

4. اعلام اخطار عدم تایید محموله

با توجه به زمانهای استاندارد تعریف شده در آغاز فرایند، درصورتیکه زمان مورد انتظار برای دریافت یک محموله در یک نقطه کنترلی فرارسیده باشد ولی نماینده مورد نظر، با اسکن بارکد یا QR-Code اعلام دریافت نکرده باشد، سیستم به وی اخطار ارسال می نماید. این اخطار، حاوی دو گزینه می باشد که بایستی توسط نماینده پاسخ داده شود. با تایید گزینه اول، نماینده شرکت تایید می نماید که هنوز محموله مذکور وارد نقطه کنترلی مورد نظر نشده است. تایید گزینه دوم بیان می نماید که محموله مورد نظر وارد نقطه کنترلی شده و لذا نماینده بایستی کد مورد نظر را اسکن نماید. تایید گزینه دوم، یک نمره منفی برای نماینده محسوب می گردد که علارغم دریافت محموله هنوز اقدام به اسکن کد آن ننموده است. این فرایند باعث می گردد که نمایندگان شرکت در اولین زمان ممکن اقدام به اسکن محموله نموده و خطاهای انسانی به حداقل ممکن کاهش می یابد.

نظارت و گزارش گیری

این ماژول که بر اساس داده های دریافتی از سیستم ردیابی کار می کند دارای دو بخش نظارت آنلاین و آفلاین می باشد. در زیرمجموعه نظارت آنلاین، آخرین اطلاعات لحظه ای موقعیت هر یک از محموله ها دریافت شده و تحلیل مرتبط با آن انجام می گردد. در نظارت آفلاین، داده های مربوط به وضعیت محموله ها در روزهای گذشته کنار هم قرار گرفته و انواع گزارشات عملکردی از آن استخراج می گردد. در ادامه هر یک از این بخش ها و عملکرد آنها بیان خواهد شد.

نظارت آنلاین

در این بخش، گزارشات مربوط به آخرین وضعیت لحظه ای مربوط به محموله های در راه نمایش داده می شود. برخی از آیتم های موجود در این گزارش بصورت زیر می باشد:

1. موقعیت پیش بینی شده و واقعی هر یک از محموله ها

در این گزارش، آخرین وضعیت موقعیت پیش بینی شده هر یک از محموله ها و موقعیت واقعی نمایش داده می شود. موقعیت پیش بینی شده هر یک از محموله ها بر اساس زمان های استانداردی که در ابتدای فرایند تعیین شده است مشخص می گردد. موقعیت واقعی نیز بر اساس آخرین داده هایی که از سیستم کدینگ دریافت شده مشخص می گردد.

2. اخطار مربوط به تاخیر در دریافت محموله ها

درصورتیکه باتوجه به زمانهای استاندارد تعریف شده در ابتدای فرایند، تاخیری در زمان دریافت محموله ها توسط کاربران روی دهد، اخطاری برای مدیریت لجستیک شرکت و کاربر مقیم در موقعیت مرتبط ارسال می گردد. کاربر مقیم همانطور که در بخش قبلی توضیح داده شد بایستی تایید نماید که این تاخیر به دلیل عدم دریافت واقعی محموله و یا سهل انگاری وی رخ داده است که درصورت بروز سهل انگاری کاربر، جلوی وقوع مجدد این اشتباه گرفته می شود.

 نظارت آفلاین

در بخش گزارشات مربوط به عملکرد دوره های گذشته سیستم جمع بندی و ارائه می گردد. برخی از این گزارشات بصورت زیر می باشد:

1. داشبورد مدیریتی

در این گزارش، مجموعه و خلاصه ای از تمامی گزارشات تفصیلی از قبیل گزارش تخلفات،

2. گزارش تاخیرهای روی داده

در این قسمت، گزارشی از تاخیرات روی داده با در نظر گرفتن فراوانی آن در بخش های مختلف فرایند از قبیل پیمایش زمینی، گمرک، تخلیه و بارگیری، پیمایش هوایی و دریایی و غیره در دوره های گذشته نمایش داده می شود.

3. گزارش تخلفات

در این بخش، گزارشی از تخلفاتی که برای سیستم اهمیت دارد از قبیل تاخیر زمانی، تعلل نیروی مستقر در اسکن کد محموله و غیره نمایش داده می شود.

4. دلایل تاخیرهای روی داده

در این گزارش، پاراتویی از بیشترین دلایل تاخیرهای روی داده در بخش های مختلف فرایند نمایش داده می شود.